Nếu là một người thông minh, đừng tốn quá nhiều thời gian để cố hiểu hết các công cụ Sáu Sigma. Chưa chắc các công cụ ấy đã có ích với bạn đâu! Thời gian ấy nên dành cho việc thực hành kỹ năng thì hơn.
Tại sao đào tạo cho Sáu Sigma lại không có hiệu quả (“Các vấn đề về Động lực nhóm có ảnh hưởng đến hiệu quả của các dự án Sáu Sigma của bạn” và “Tại sao đào tạo Sáu Sigma thất bại?”), theo Kevin McManus lý do là bởi thất bại trong việc xây dựng một quỹ thời gian đào tạo phù hợp với hầu hết các chương trình đào tạo của Sáu Sigma và sự thiếu thời gian cho chủ đề quản lý năng lực nhóm hiệu quả. Nói một cách ngắn gọn, chúng ta tốn quá nhiều thời gian đào tạo có hạn của mình để cố giải thích một loạt các công cụ Sáu Sigma mà thậm chí còn chẳng mấy khi sử dụng đến, sau đó không còn đủ thời gian cho việc thực hành kỹ năng, bao gồm cả việc thực hành kỹ năng động của nhóm.
Nghĩ mà xem – có bao nhiêu công cụ Sáu Sigma thực sự cần học để sử dụng hiệu quả DMAIC nhằm cải tiến quy trình? Tôi đã thấy các chương trình Sáu Sigma bao gồm hơn 30 công cụ khác nhau trong thời gian một tuần. Tỷ lệ ấy đồng nghĩa với việc chúng ta chỉ có 1 tiếng cho mỗi công cụ Sáu Sigma. Tốt nhất, người tham gia khóa học có thể luyện tập sử dụng mỗi công cụ Six Sigma một lần trên một ứng dụng mẫu, có thể có hoặc không liên quan đến các loại quá trình cải tiến hậu đào tạo. Trong một quá trình tương tự, tôi đã thấy 70% của một khóa học 40 giờ được sử dụng cho các khái niệm thống kê, mà hầu hết mọi người sẽ không hiểu, chứ không nói gì đến việc lưu trữ và sử dụng hiệu quả.
Đừng hiểu sai ý tôi. Tôi nhận ra rằng có một tập hợp nhỏ các quy trình áp dụng phân tích ANOVA, các bài kiểm định hai phía và phương pháp tiếp cận thử nghiệm. Tuy nhiên, những kinh nghiệm làm việc thực tế của tôi đã cho thấy rằng trong phần lớn các ứng dụng, chúng tôi hiếm khi có đủ nguyên liệu thô để sử dụng các công cụ Sáu Sigma này, kể cả chúng tôi nhớ cách sử dụng chúng ngay từ ban đầu. Các leader của dự án Sáu Sigma sẽ hiếm khi gặp phải một ứng dụng nào đó mà việc sử dụng các công cụ cấp cao này được bảo đảm và nếu có thì họ sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu có chất lượng đủ cao để các công cụ này trở nên có ý nghĩa về mặt số liệu. Tệ hơn nữa, trong những trường hợp chúng tôi có dữ liệu về chất lượng và có thể sử dụng các công cụ Sáu Sigma này, các nhà quản lý của tôi cảm thấy rằng tôi đang chê giễu họ vì họ không hiểu các công cụ này. Họ nghĩ rằng tôi đã cố gắng làm cho họ trông kém cỏi.
GIẢNG DẠY CÁC CÔNG CỤ SÁU SIGMA CƠ BẢN: MỘT KHỞI ĐẦU TỐT
Tôi đã hơi lạc đề rồi. Câu hỏi chính vẫn chưa được trả lời. Có bao nhiêu công cụ Sáu Sigma thực sự cần phải học để sử dụng hiệu quả DMAIC nhằm cải thiện quy trình? Hãy bắt đầu với những điều cơ bản – bảy công cụ chất lượng ban đầu và bảy công cụ lên kế hoạch quản lý. Chúng ta sẽ không còn thấy quá nhiều vấn đề tiếp nữa nếu chúng ta có nhiều người làm việc thực sự biết cách sử dụng các công cụ cơ bản này. Nếu bạn suy nghĩ sai lầm rằng có rất nhiều những người tài giỏi biết cách sử dụng những công cụ cơ bản này, hãy quan sát cách họ đã sử dụng chúng. Tôi cược rằng bạn sẽ tìm thấy những người chỉ sử dụng biểu đồ Pareto một hoặc hai lần và cũng chẳng thể nói cho bạn biết lần cuối cùng họ thay đổi những giới hạn trên biểu đồ kiểm soát là khi nào, hoặc những người hiếm khi chia những nhánh trên biểu đồ xương cá của họ ra hai mức độ, chứ đừng nói gì đến việc chia thành năm cấp bằng cách sử dụng có hiệu quả 5 câu hỏi Tại sao như Ishikawa đã dạy.
Tình huống này cũng tương tự như những tay golf mang theo tận 14 cây gậy trong túi của mình, nhưng không bao giờ thực sự học cách sử dụng quá ba hoặc bốn chiếc trong số đó (bao gồm cả gậy putter trong số này). Anh ta có thể đánh từng cây gậy sắt trong số chín loại khác nhau, ba cây gỗ khác nhau, một cái nêm và một cái gậy putter, nhưng anh ta thường chọn sai gậy cho các tình huống không phù hợp, và anh ta không bao giờ thực sự học cách sử dụng mỗi gậy hiệu quả kể cả khi đã chọn đúng lúc. Hãy nhìn vào sự liên quan giữa câu chuyện đánh golf và chủ đề của bài viết. Sự khác biệt duy nhất ở đây là những cây gậy có khả năng sử dụng kém sẽ bị quẳng xuống ao, còn các công cải tiến quy trình không hiệu quả sẽ bị lãng quên và bị áp dụng sai.
Quá nhiều người khi kết thúc chương trình đào tạo Sáu Sigma thậm chí không biết cách sử dụng biểu đồ Gantt để lên một kế hoạch dự án. Sẽ có rất nhiều người phải vật lộn để mô tả trong quá trình Sáu Sigma DMAIC mỗi công cụ trong bảy công cụ chất lượng được sử dụng ở đâu. Sẽ có rất nhiều người không thể chứng tỏ làm thế nào họ đã sử dụng các công cụ cải tiến quy trình cốt lõi này hơn năm lần trong vòng ba năm qua. Nếu bạn đã tận mắt chứng kiến hình thức đào tạo Sáu Sigma này mà chỉ liên quan đến những công cụ cơ bản ,hãy tưởng tượng tình huống này có vấn đề như thế nào khi một loạt các công cụ khác cũng được dồn vào một hội thảo 40 hoặc thậm chí 80 giờ. Theo quan điểm của tôi, nó hoàn toàn vô lí, và tôi đảm bảo các vấn đề chính trị không liên quan gì đến các tuyên bố trên.
Tất nhiên luôn có ngoại lệ, nhưng chúng cũng hiếm khi xảy ra. Chúng chỉ đơn giản là – mục đích của dự án đã được phê duyệt hoặc các dự án được vẽ ra để thực hành bằng các công cụ Sáu Sigma. Đó là một ý kiến, nhưng nó chỉ vững vàng được nếu người ta sử dụng các công cụ này khi được theo dõi bởi một huấn luyện viên đã học cách áp dụng thành thạo từng công cụ Sáu Sigma và huấn luyện viên đó cho giá trị gia tăng phản hồi khi công cụ này đang được thực hiện. Thông thường, việc hoàn thành một dự án Sáu Sigma trở nên chính thức hơn so với lĩnh vực thực hành, và lần lượt, ít thông tin phản hồi hữu ích được đưa ra, sự thành thạo của các công cụ cũng hiếm khi đạt được đến.
GẮN BÓ VỚI NHỮNG CÔNG CỤ SÁU SIGMA HỨA HẸN TẠO NÊN SỰ KHÁC BIỆT
Giải pháp cho riêng vấn đề này rất đơn giản: Chỉ đào tạo cho các công cụ Sáu Sigma được áp dụng nhiều nhất cho các quy trình bạn đang cố cải tiến và cho phép ít nhất hai giờ thực hành trên lớp trong các ví dụ về công việc cho từng công cụ. Tôi nhận ra rằng nếu bạn cam kết với cách này, bạn sẽ không có thời gian để bao hàm tất cả các công cụ thú vị được tìm thấy trong nhiều chương trình Sáu Sigma, nhưng đồng thời, bạn có thể sẽ đạt đến trình độ sử dụng những công cụ này để tạo ra sự khác biệt lâu dài. Đó là sự lựa chọn của bạn – bao nhiêu công cụ Sáu Sigma bạn thực sự cần để trở nên thành thạo trong việc sử dụng?
